未経験の転職コラム

2017年3月28日

報連相は完結に!結論から話せるようになるためのコツ

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報連相は完結に!結論から話せるようになるためのコツ

「結論から話すこと」。これは仕事において非常に重要なスキルであり、面接でこれができていると転職活動でも有利になります。しかし、そもそもなぜ結論から話さなければならないのでしょうか。そして、どうすれば結論から話せるのでしょうか。今回はその理由と方法をご紹介します。

なぜ結論から話さなければならないの?

結論から話すことは、普段の生活ではなく仕事において求められることですが、なぜ仕事において求められるのでしょうか。大きな理由としては二つあります。
それは、報連相(※)における「時間」と「正確性」です。
(※)報連相=報告・連絡・相談

時間

結論から話すことは、相手への配慮という意味でビジネスマナーの一つと言えます。自分が何かを話すというときは、相手のお時間をいただいているということです。やはり相手の方も日々忙しい環境で働いていますし、上司の方であればなおさら業務が多くなりますから、報連相にかける時間はなるべく短くしなければなりません。話を長く続けることはお互いにとって有益な時間とは言えないので、無駄をなくして結論から伝えることが大切です。
また、短い話であればそれだけ自分の話を集中して聞いてもらえるわけです。どんな人でも相手の話を聞くことに長い時間完全に集中し続けることはできないので、最も伝えたいことを早めに伝えるようにしたほうが、相手に集中して聞いてもらえる可能性が高くなります。

正確性

正確に物事や自分の考えを伝えるということは、仕事において重要なスキルです。それは、仕事が自分一人ではできないものだからです。自分が何をしたいのか、その理由や目的は何か、どんなことを協力して欲しいのかを相手に正確に伝えてこそ、周りの人の協力を得ることができるのです。
相手に正確に伝えるためになぜ結論から話すことが必要なのかと言いますと、結論から端的に話し始めたほうが、目的をまず把握してもらえて話が伝わりやすくなるからです。報告する内容が自分と相手とで共有されている場合もありますが、そうではない場合の方が仕事場では多いです。そこで長々と話を続けられると、何を伝えたいのか相手はわからなくなってしまい、結局自分が伝えたいことも正確に伝わりません。

以上の理由で、結論から話すことが求められるわけです。それを理解したうえで、結論から話せるようになっていきましょう。

結論から話すためには

それでは、どうすれば結論から話せるようになるのでしょうか。結論から話せない人の大きな原因として、2つあげられます。


一つ目は、理由や概要、補足情報を説明したくなってしまうというものです。

「結論」を伝えることではなく「共感」を得ることを目的として話してしまうのです。理由や過程を話して自分の努力を認めてもらいたいという思いが話をわかりにくくしてしまいます。しかし、報連相を求める相手が知りたいのは過程ではなく結論です。たとえば「今日の営業の結果どうだった?」と聞かれたとき、「うまくいきました」、「うまくいきませんでした」と話すと相手はすぐに知りたい情報を知ることができます。しかし、「最初に○○がありまして、クライアントが○○と提案されました。そして自分はこのように回答し・・・」と過程を述べると、結果どうだったのかがすぐにわかりません。


二つ目は、そもそも自分の中で話をまとめられていないというものです。

とりあえず時系列的に起こったことを話していったり、理由から話したりしている間に、自分が本当に言いたかったことが何かわからなくなってしまうのです。自分で話をまとめることができず、相手に何を伝えたいのかもはっきりしていないのであれば、相手もその人が何を言いたいのかがわからないのは当然のことです。

それでは、その二つの原因を解消するために、以下の3つのステップを踏んでから話す癖を付けていきましょう。

ステップ1:言いたいことを一つに絞る

大事なことは、言いたいことを一つに絞ることです。2つも3つも話すから話の途中で内容が混ざってしまい、話を聞く相手も頭が混乱してしまいます。まず、「一つの話に一つのテーマ」ということを意識して話します。それだけでは内容が不十分だと思っても、必ず相手からその理由や詳細を尋ねられるので、そこで初めて理由や詳細を話せば大丈夫です。もちろん、理由や詳細を求められない場合もあります。理由や詳細を求められないのであれば、それはその情報を求められていないか、相手に時間がないということなので、無理に話す必要はありません。ただし、そもそも聞かれている(相手が求めている)内容がわからなければ、いくら話がまとまっていても相手の求める話ができません。まずは自分が話したいことを話すのではなく、相手が何の話を求めているのかを考える必要があります。

ステップ2:件名をつくる

イメージは、メールの件名です。件名をつくったうえで「○○の件なのですが」と話し始めることよって、今から自分が何の話をするのかを相手が理解できます。相手は、話を聞き始めてからそれが何の話なのかを考えていくよりも、○○の話だと認識してから話を聞き始めるほうが理解しやすくなるのです。しかし、話したい事柄がどうしても2つになる場合や、時間の関係で2つの話を同時に話さなければならない場合もあります。その場合は、「2点ありまして、○○の件と△△の件です。○○の件は・・・」と話し始めます。また、理由や事例を伝える際にそれが複数あるのであれば、「理由は○点あります。1つ目は・・・」という言い方で話し始めます。

ステップ3:短い一文で伝える

以下に用意したテンプレートに合わせて一つの文を作ることによって、結論から話す話し方を癖にしています。また、「○○の件ですが、・・・ということになりました。」のように短い一文で終わることによって長々と話すことを避け、その一文が結論になっているかどうかを確認しやすくします。それが相手の求めている内容でない場合はすぐに訂正できますし、他に理由や詳細を求められる場合は、相手から質問を受けてはじめて理由や詳細を話せばよいのです。そもそも、相手(主に上司)への話の内容には大きく分けると3つしかありません。
それは、「報告」・「質問」・「依頼」です。

報告

・「結果として・・・になりました(・・・でした)。」
・「・・・が完了しました。」
・「・・・まではできました。
・「現在、・・・の状態です。」

質問

・「1点質問なのですが、・・・ですか。」
・「自分は・・・と考えているのですが、それで問題ございませんか。」
・「確認なのですが、・・・でしょうか。」

依頼

・「依頼なのですが、・・・をお願いしてもよろしいでしょうか。」
・「・・・をしていただくことは可能でしょうか。」

このように短い一文で、しかも終わり方をこれらのようにすると決めておくことで、自然と自分の中で結論から話そうと意識できるはずです。さらにそれを日々意識して話すことで、それが癖づいていきます。まずは、話し出す前に自分の話を整理してテンプレートに当てはめる練習をしていき、少しずつ結論から話すということに慣れていきましょう。

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